Politique de confidentialité

Objet

• Le Code de déontologie de la Fondation des Amis de L’Hôpital de Moncton s’appuie sur les normes de deux catégories du cadre d’Imagine Canada : collecte de fonds, et responsabilité financière et transparence.
• La présente politique fournit un cadre réputé à suivre pour établir et entretenir des relations solides, ouvertes et de confiance avec les donateurs et le public grâce à des pratiques déontologiques en matière de collecte de fonds et de responsabilité financière.

Portée et limites

• La politique s’applique aux membres du conseil de la Fondation et à ceux des comités permanents, au président‑directeur général et aux employés.

Rôles et responsabilités

• Le conseil veille à l’approbation du cadre et sert de point de référence pour toutes les considérations déontologiques liées à la collecte de fonds et à la responsabilité financière.
• Le Comité de la gouvernance et des nominations de la Fondation veille à l’établissement et à la surveillance des pratiques d’exploitation, de collecte de fonds et de gestion financière pour assurer la conformité aux normes du Code de déontologie.
• Le président-directeur général veille à la conformité des activités d’exploitation, de collecte de fonds et de gestion financière de la Fondation avec les pratiques approuvées établies dans le Code de conduite.

Politiques sur les donateurs et les représentations publiques

• La Fondation conservera toujours son statut d’organisme de bienfaisance.
• La Fondation transmettra des reçus officiels pour tous les dons, conformément à toutes les exigences réglementaires. Elle enverra également des reçus officiels pour activités de bienfaisance pour tous les dons admissibles supérieurs aux montants minimaux fixés dans sa politique.
• Toutes les demandes de collecte de fonds présentées par la Fondation ou en son nom signaleront le nom de la Fondation et le but pour lequel les fonds sont demandés. Les demandes imprimées et en ligne, quel que soit leur mode de transmission, comprendront l’adresse de la Fondation ou d’autres coordonnées..
• La Fondation fera preuve de la plus grande transparence et responsabilité possible en communiquant des renseignements exacts et accessibles à un endroit facile d’accès sur son site Web, y compris, mais sans s’y limiter :
  • les rapports annuels et états financiers de la Fondation, accompagnés des notes, des trois (3) dernières années, tels qu’ils ont été approuvés par le Conseil;
  • le numéro d’entreprise de la Fondation attribué par l’Agence du revenu du Canada (ARC);
  • le nom des membres du conseil d’administration de la Fondation;
  • une copie du présent Code de déontologie.
• La Fondation ou les personnes qui amassent des fonds en son nom indiqueront sur demande si une personne ou une entité sollicitant des contributions est un bénévole, un employé ou un tiers sous contrat.
• La Fondation ne présentera aucune allégation trompeuse ou ne pouvant être confirmée.
• Devant des inquiétudes et lorsque la situation s’y prête, la Fondation encouragera les donateurs qui versent un don de taille à leur succession à obtenir des conseils juridiques et financiers indépendants.

Confidentialité

• Lorsqu’un donateur ne souhaite pas que son nom figure dans la liste publique des donateurs de la Fondation ou que le montant de sa contribution soit communiqué au public, la Fondation acquiescera à sa demande.
• La sécurité et la confidentialité de tous les dossiers personnels conservés par la Fondation seront assurées dans toute la mesure du possible.
• Les donateurs ont le droit de consulter leur propre dossier de donateur et de contester toute inexactitude.
• La Fondation ne communiquera pas ses listes de donateurs à d’autres entités à des fins de collecte de fonds qui ne profitent pas directement ou indirectement au mandat ou aux programmes de la Fondation des Amis.

Pratiques de collecte de fonds

Respect

• La Fondation ne ménagera aucun effort raisonnable pour s’assurer que les donateurs actuels et potentiels sont traités avec respect, équité et conformément à toutes les lois applicables lorsqu’ils sont sollicités par la Fondation ou en son nom.
• La Fondation utilisera un langage inclusif lorsqu’elle décrit la communauté et les personnes qu’elle sert, que ce soit sous forme de graphiques, d’images ou de texte, et représentera équitablement leurs besoins et les mesures prises pour les satisfaire.
• Les demandes de fonds présentées au nom de la Fondation seront véridiques et décriront avec précision les activités de la Fondation et, le cas échéant, l’utilisation prévue des fonds ainsi amassés.
• La Fondation honorera les demandes suivantes :
  • limiter la fréquence des demandes de dons;
  • ne pas être sollicité par téléphone ou par une autre technologie;
  • ne pas recevoir de documents imprimés au sujet de la Fondation;
  • mettre fin aux demandes lorsqu’elle apprend qu’elles ne sont pas voulues ou qu’elles dérangent.
• Lorsque la Fondation sollicite des dons en personne, y compris, mais sans s’y limiter, des campagnes porte-à-porte ou des collectes de fonds en bordure de rue, ses pratiques comprendront des mesures pour :
  • confirmer que la personne représente la Fondation;
  • sécuriser et protéger tout renseignement confidentiel, y compris les renseignements sur les cartes de crédit, que les donateurs fournissent en personne.
• La Fondation ne ménagera aucun effort raisonnable pour veiller à ce que les parties qui sollicitent ou reçoivent des fonds au nom de la Fondation :
  • divulguent immédiatement à la Fondation tout conflit d’intérêts réel ou apparent;
  • n’acceptent aucun don à des fins qui sont incompatibles avec les objectifs ou la mission de la Fondation.
• La Fondation affichera sa procédure de dépôt et de traitement des plaintes et les coordonnées correspondantes à un endroit facile d’accès sur son site Web.

Pratique financière et transparence

• Tous les dons serviront à soutenir les objectifs de la Fondation, selon son enregistrement auprès de l’Agence du revenu du Canada.
• Le conseil examinera régulièrement le rapport coût-efficacité des programmes de collecte de fonds de la Fondation.
• La Fondation établira une politique de placement énonçant des principes et des procédures pour des questions telles que l’affectation, les décisions de placement et la protection des actifs.
• La Fondation fournira, sur demande, les meilleurs renseignements dont elle dispose sur les revenus bruts, le produit net et les coûts de toute activité de collecte de fonds qu’elle entreprend, y compris les coûts de collecte classés comme éducation ou sensibilisation du public.
• Que ce soit directement ou indirectement, la Fondation ne versera aucun honoraire de recherche, ni commission, ni indemnité calculés selon un pourcentage des fonds recueillis pour des collectes de fonds ou des dons de bienfaisance.